Pojasnil je, da morajo biti osebeni podatki, ki so sestavni del arhivskega gradiva ali se vodijo po personalnih mapah, zavarovani z ustreznimi postopki in ukrepi, ki preprečujejo nepooblaščeno obdelavo, naključno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihovo spremembo ali izgubo.

Kopiranje osebnih podatkov le, če to dovoljuje zakon
Osebne podatke, ki so del arhivskega gradiva, pa je mogoče kopirati le pod pogoji, ki jih določa zakon. To so, da za kopiranje obstaja ustrezna zakonska podlaga ozrioma se dokumenti kopirajo za zakonite namene; da se zagotovi t. i. notranja sledljivost obdelave osebnih podatkov, kar pomeni, da se zagotovi možnost poznejšega ugotavljanja, kdaj so bili posamezni osebni podatki uporabljeni, skopirani ali kako drugače obdelani ter kdo je to storil; v primeru, da upravljavec arhiva osebne podatke iz arhiva posreduje drugi pravni ali fizični osebi, mora za takšno posredovanje zagotoviti, da je mogoče pozneje ugotoviti, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kakšni pravni podlagi (zunanja sledljivost), je povedal Jože Bogataj.

Sicer pa zakon o varstvu dokumentarnega in arhivarskega gradiva ter arhivih določa tudi, kdaj arhivsko gradivo postane dostopno javnosti. Arhivsko gradivo, ki vsebuje podatke, ki se nanašajo na državno in javno varnost, obrambo, zunanje zadeve ali obveščevalno in varnostno dejavnost države ter njene gospodarske interese ter poslovne in davčne skrivnosti in katerih razkritje nepoklicani osebi bi lahko povzročilo škodljive posledice za varnost države in drugih oseb ter njihove interese, postane dostopno za uporabo praviloma najpozneje 40 let po nastanku.

Arhivsko gradivo javnosti dostopno najpozneje 75 let po nastanku
Arhivsko gradivo, ki vsebuje občutljive osebne podatke (podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem izvoru, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v politični stranki in sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, o vpisu v kazensko evidenco ali izbrisu iz nje, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške, biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin), postane dostopno za uporabo 75 let po svojem nastanku ali deset let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno.

Arhivsko gradivo, nastalo pred konstituiranjem Skupščine Republike Slovenije 17. maja 1990, ki se nanaša na nekdanje družbenopolitične organizacije (npr. Zveza komunistov Slovenije, Socialistična zveza delovnega ljudstva, Zveza sindikatov Slovenije, Zveza socialistične mladine Slovenije, Zveza združenj borcev NOV Slovenije, Zveza rezervnih vojaških starešin Slovenije), organe notranjih zadev (npr. policija), pravosodne organe (npr. sodišča, tožilstva, zapori) in obveščevalno varnostne službe, je dostopno brez omejitev, razen arhivskega gradiva, ki vsebuje občutljive osebne podatke, ki so bili pridobljeni s kršenjem človekovih pravic in temeljnih svoboščin ter se nanašajo na osebe, ki niso bile nosilke javnih funkcij.

Ana Mušič
ana.music@rtvslo.si