V tokratnem Jezikovnem spletovalcu vam zaupamo, kako pravilno "natipkati" poslovno elektronsko sporočilo in kako bo vaše sporočilo na naslovnika naredilo dober vtis.

Elektronska sporočila postajajo v svetu hitrega načina življenja vedno priljubljenejša oblika komunikacije. Zakaj? Dostavljena so takoj (potrebujete le medmrežno povezavo), nad njimi imamo jasen pregled (prejeta, poslana, izbrisana sporočila), do njih lahko dostopamo na vsakem koraku (v službi, trgovini, doma) in so dokaj preprosta za uporabo (sporočilo lahko pošljemo enemu ali več prejemnikom, nanje odgovarjamo zgolj pošiljatelju ali pa jih posredujemo tretji osebi).

Kje začeti?

Na začetku, seveda. Glava elektronskega sporočila je sestavljena iz podatkov o naslovniku in zadeve sporočila. Elektronski naslov prejemnika/-ov pravilno (preverimo, ali je elektronski naslov prejemnika še vedno veljaven) vpišemo v kategorije Za, Kp in Skp.

Kako pravilno izpolnimo navedene kategorije? V kategorijo Za (angl. To) vpišemo naslov "glavnega" prejemnika, v kategorijo Kp (kopija, angl. CC) vpišemo elektronske naslove prejemnikov, ki jim želimo elektronsko sporočilo poslati v vednost – pri tem moramo upoštevati, da bodo elektronski naslovi prejemnikov vidni vsem, kategorijo Skp (skrita kopija, ang. Bcc) uporabimo takrat, kadar želimo elektronsko sporočilo poslati več prejemnikom, vendar pri tem ne želimo, da bi bili elektronski naslovi prejemnikov vidni vsem.

Zadeva in pozdrav

Zadevo si lahko predstavljamo kot glavno temo sporočila. Zapišemo jo kratko in jedrnato. Če vam pisanje zadeve povzroča težave, jo poskusite napisati, ko končate pisati sporočilo. Zadevi sledi pozdrav oziroma nagovor prejemnika. V uradnih sporočilih naslovnika nagovarjamo s Spoštovani. Če nagovor zaključimo s klicajem (Spoštovani!), poved v novi vrstici začnemo z veliko začetnico, če nagovor končamo z vejico (Spoštovani,), poved v novi vrstici nadaljujemo z malo začetnico. Izogibajmo se pozdravom, kot so Dragi, Dobro jutro, Dober dan ali Dober večer – ti so namenjeni neuradni komunikaciji.

Jedro sporočila

V jedru sporočila napišemo namen pisanja elektronskega sporočila. Priporočljivo je, da zaradi lažje berljivosti sporočila jedro členimo na odstavke (pomensko zaključene enote) ali uporabimo alinejne pomišljaje (–). Pravopisnega pravila, ki bi natančno določalo pravilno naštevanje z uporabo alinejnih pomišljajev, ni. Pravopis določa (le) pisanje dvopičja in velike začetnice za njim takrat, kadar gre za večje naštevalne enote, zato sledimo rabi. Če se odločimo za naštevanje v alinejah, lahko to zapišemo na tri načine:

− Enobesedne ali krajše alineje zaključimo brez ločila.
− Manj zapletene povedi (tudi če so ločene z vejicami) zaključimo z vejico (,) ali podpičjem (;).
− Daljše, bolj zapletene povedi zaključimo s piko. Prav tako s piko zaključimo tudi tiste alineje, ki vsebujejo več povedi.

Če je sporočilo daljše, na koncu (kratko in jedrnato) obnovimo vse pomembne datume, roke ali pogoje. Jedro sporočila sklenemo s prijaznimi mislimi in dobrimi željami.

Zaključne misli

Zaključek poslovnega elektronskega poslovnega sporočila vsebuje zaključni pozdrav, podpis in priloge. Zaključni pozdrav lahko oblikujemo na dva načina; Lep pozdrav ali Lepo Vas pozdravljam/Želim Vam … in Vas lepo pozdravljam. V primeru prvega pozdrava za njim ne stoji nobeno ločilo, saj ne vsebuje osebne glagolske oblike, v primeru drugega pozdrava za njim obvezno stoji ločilo (vejica ali pika).

Pozdravu sledi podpis – tiskano ime in priimek, po potrebi tudi naziv. Ker elektronska sporočila (navadno) ne omogočajo lastnoročnega podpisa, sporočilu dodamo tudi "vizitko". Nekatera podjetja imajo elektronskemu sporočilu dodano digitalizirano vizitko (ime podjetja, ime in priimek pošiljatelja, (fotografija) in kontakt).

Če elektronskega sporočila ne pišete v imenu podjetja ali vaše podjetje nima ustvarjene digitalizirane vizitke, jo ustvarite sami. To pomeni, da pod podpisom še enkrat zapišemo naše ime in priimek, naziv in naslov podjetja ter službeno telefonsko številko. Če na elektronski naslov ali službeno telefonsko številko ne bomo dosegljivi, lahko vizitki dodamo tudi splošen elektronski naslov podjetja (navadno oblike podjetje@info.com).

Na koncu sporočila dodamo še priloge, ki jih omenimo tudi v vsebini. Pri naštevanju prilog upoštevamo pravila alinejnega naštevanja krajših povedi (prilogo v posamezni alinejni vrstici zapišemo z veliko začetnico in brez končnega ločila).

Če na kratko povzamemo: pravilno zapišemo elektronski naslov prejemnika in po potrebi izpolnimo tudi polji Kp in Skp, upoštevamo rabo ustreznih ločil in velike začetnice pri pozdravih, besedilo mora biti pravopisno in skladenjsko ustrezno, v jedrnem delu pazimo na točnost podatkov, kratkost in jedrnatost, sporočilo zaključimo s prijaznimi mislimi in podpisom (dodamo mu tudi "vizitko").