Uvedba programa je potekala postopno, skupina, ki ga je uvajala, je upoštevala predloge zaposlenih in se vsak teden na terenu posvetila enemu od centrov, da je bilo zaposlenim lažje preiti na novi sistem, so navedli na MJU-ju.

Sindikat zdravstva in socialnega varstva Slovenije je pretekli teden opozoril, da uvedba novega sistema ne pomeni hitrejšega in lažjega dela. Dejansko namreč po njihovi oceni pomeni občutno več dela v glavnih pisarnah centrov za socialno delo (CSD), saj se delo podvaja.

Krpan tako ni zagotovilo, da jeseni ne bo zamud pri odločbah o letnih pravicah, so posvarili.

MJU pojasnjuje, da so posamezni postopki dela sestavni del procesov, ki jih vodijo centri. V grobem jih je mogoče razdeliti na postopke glavnih pisarn, obravnave strokovnih delavcev in odobritve oz. podpisovanja pristojnih vodij. Pri oceni, ali se je proces po uvedbi dokumentnega sistema Krpan podaljšal ali ne, je treba upoštevati trajanje celotnega procesa, ne le posameznih postopkov, so poudarili.

Zaradi zajema fizičnih dokumentov v glavnih pisarnah se tam po njihovih besedah postopki podaljšajo zato, ker je treba fizične dokumente digitalizirati. Drugi postopki pa se skrajšujejo oz. prerazporedijo, saj zaradi uvedbe dokumentnega sistema določena opravila niso več potrebna. Iz centrov tako poročajo, da se je pomembno skrajšal in poenostavil postopek pri podpisovanju odločb. Sistem Krpan po njihovih navedbah ni bil mišljen kot zagotovilo, da jeseni ne bo zamud pri odločbah o letnih pravicah, ampak je namenjen olajšanju dela zaposlenih.

Navedba sindikata, da pred uvedbo sistema Krpan ni bilo mogoče prešteti števila prejetih in izdanih dokumentov, po opozorilu ministrstva ne drži. Konec lanskega leta, ko so bili zaostanki največji, je bilo število nerešenih vlog znano. Dokumentni sistem bo poslej omogočal učinkovitejši pregled nad številom posameznih vlog in dinamiko njihovega reševanja, so zagotovili.

Zavrgli so tudi navedbe sindikata glede vodenja dokumentov v dveh evidencah. Skeniranje je potrebno zaradi digitalizacije vhodnega dokumenta, da se nadaljnji postopek lahko vodi v dokumentnem sistemu.

Ne strinjajo se tudi s trditvijo, da uvedba Krpana na področju uveljavljanja pravic iz javnih sredstev in starševskega varstva pomeni predvsem daljše odločanje o posameznih pravicah, saj se delo podvaja in je treba zadeve spremljati v dveh informacijskih sistemih. Nikakor ne gre za podvajanje dela, saj je informacijski sistem CSD (ISCSD) namenjen izračunu socialnovarstvenih pravic, informacijski sistem Krpan pa evidentiranju in varni hrambi vseh dokumentov, so še pojasnili.

Napovedana povezava obeh sistemov

Da bi čim bolj olajšali delo zaposlenim, so vzpostavili tudi povezavo med obema sistemoma, ki bo v nadaljevanju še nadgrajena. Ravno tako vse mesečne vloge po uradni dolžnosti samodejno uvažajo iz ISCSD-ja v informacijski sistem Krpan, kar po njihovih besedah olajša delo v glavnih pisarnah.

Do uvedbe sistema Krpan ni bilo povezave med dokumentnimi sistemi in ISCSD-jem, prav tako vzpostavitev zaradi raznolikosti sistemov ni bila mogoča, zato so strokovni delavci vse faze postopka izvajali ročno, so pojasnili na ministrstvu za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti. Če ne bi uvedli sistema Krpan in naredili povezave med njim in ISCSD-jem, bi strokovni delavci po ocenah samo za dodelitev številke zadeve v avgustu za 98.000 vlog za otroški dodatek potrebovali okoli 30 delovnih dni, pri čemer je upoštevano ročno delo strokovnega delavca na ISCSD-ju in ročno delo v glavni pisarni za vnos v sistem Krpan.
Ker imajo centri zdaj enoten dokumentni sistem in povezavo z ISCSD-jem, bodo za dodelitev številke zadeve v avgustu za 98.000 vlog potrebovali približno en delovni dan in sistem bo to opravil samodejno, brez strokovnega delavca. Že samo primerjava tega opravila kaže na pomembno razbremenitev delavcev v glavni pisarni, so poudarili.

Ministrstvi za javno upravo in za delo sta februarja začeli pilotno uvajati novi sistem v CSD Zasavje, nato pa so ga postopno do junija dobili vsi centri. Zaradi novega sistema bodo postopki po navedbah ministrstev krajši, zaposleni pa bodo dobili informacijo na enem mestu. Poleg tega sistem omogoča, da je v vsakem trenutku mogoče preveriti potek reševanja posamezne zadeve.