Spremno pismo je dopis, ki ga ob prijavi na delovno mesto pošljemo delodajalcu. V primerjavi z drugimi uradnimi dopisi spremno pismo vsebuje enake elemente (glavo, jedro, zaključek), vendar je po obsegu krajše besedilo, v katerem tvorec utemeljuje, zakaj je najprimernejši kandidat za določeno delovno mesto.

Ali je spremno pismo res potrebno?

Raziskave s področja psihologije dela kažejo, da imajo kandidati, ki življenjepisu dodajo spremno pismo, večje možnosti za razgovor in zaposlitev kot tisti, ki spremnega pisma ob prijavi ne vključijo. Spremna pisma se od drugih dokumentov razlikujejo po tem, da so veliko bolj osebna – tvorec v njem poudari tiste edinstvene lastnosti, ki ga odlikujejo kot posameznika in dobrega delavca. Če v življenjepisu kot objektivnem besedilu tvorec predstavlja »potek svojega življenja« (šolanje, dodatna znanja, veščine, kompetence), potem v spremnem pismu poudari svoje lastnosti in odlike, ki bodo pripomogle k napredovanju podjetja.

Kako sestaviti in posredovati spremno pismo?

Sestavljeno mora biti tako, da delodajalca motivira, da prebere vaš življenjepis in vas povabi na razgovor. Spremno pismo vsebuje tri pomembne kategorije uradnega dopisa – glavo s podatki o tvorcu, naslovniku, kraju ter datumu, jedro, ki predstavlja najpomembnejši del (členimo ga na (približno) štiri odstavke), in zaključek s pozdravom ter podpisom. Po obsegu ne sme presegati ene strani formata A4, zato je pomembno, da pisanju spremnega pisma namenite dovolj časa, vključite skrbno izbrane besede in ne ponavljate informacij, ki jih že vsebuje vaš življenjepis.

Pravila, kako posredovati spremno pismo – kot priponko elektronskemu sporočilu, ločeno elektronsko sporočilo ali prvo stran življenjepisa – ni. Da bi se izognili kopičenju elektronske pošte in nevarnosti, da se vaše spremno pismo izgubi, ga je najbolje priložiti kot priponko elektronskemu sporočilu (vse priponke omenite v jedru sporočila). Izkušeni delodajalci, ki zaposlujejo visokoizobražene posameznike, menijo, da je spremno pismo ob prijavi na delovno mesto ključnega pomena, saj z njim kandidat izrazi motivacijo, osebnostne lastnosti in pokaže poznavanje slovničnih ter pravopisnih pravil, zato je spremno pismo najbolje dodati kot prvo stran CV-ja ali uradnega življenjepisa. S tem se izognemo nevarnosti, da bi se priponka med pošiljanjem izgubila ali bila poslana v napačnem formatu datoteke.

Najpogostejše napake pri pisanju spremnega pisma

Spremno pismo ni povzetek življenjepisa, ampak kratko, jedrnato in usmerjeno besedilo, zato v njem ne ponavljajte informacij, ki ste jih že navedli v življenjepisu. Poudarite svoje osebnostne lastnosti in prispevek k podjetju.

Eno spremno pismo za več prijav na delovno mesto. Spremno pismo mora biti prilagojeno vsakemu podjetju posebej. Če se prijavljate na različna delovna mesta in želite z enim, splošnim spremnim pismom, ki ga lahko pošljete več podjetjem hkrati, prihraniti čas, ste si zmanjšali možnost, da bi vas delodajalec povabil na razgovor. Splošno navajanje lastnosti, kot so: pridnost, delavnost, poštenost … so stvar preteklosti. Če bo vaše motivacijsko pismo unikatno in pripravljeno posebej za podjetje, je razgovor za službo skoraj že zagotovljen. Namig: če pišete spremno pismo za podjetje, ki se ukvarja z grafikami ali pisanjem literature, ga lahko napišete v obliki stripa ali krajše zgodbe.

Nezadostno poznavanje podjetja in delovnega mesta, na katero se prijavljate. Pozanimajte se o podjetju, njegovi viziji in značilnostih. V spremnem pismu poudarite samo tiste izkušnje in veščine, ki ste jih pridobili za opravljanje razpisanega delovnega mesta. V nasprotnem primeru bo vaše pismo delodajalcu »natrosilo« preveč informacij, za branje bo porabil (pre)več časa, nanj ne boste naredili vtisa.

Slovnične, pravopisne in tiskarske napake. Poznavanje strukture spremnega pisma kot uradnega dopisa, slovničnih in pravopisnih pravil, kaže vašo stopnjo funkcionalne pismenosti. Če se prijavljate za delovno mesto, ki vključuje vsakodnevne stike s poslovnimi partnerji in strankami, so pravopisne in slovnične napake v vašem spremnem pismu delodajalcu prvi kazalnik, da niste primeren kandidat.

Ker je človek človeku volk (Homo homini lupus) posebno takrat, kadar se borimo za želeno delovno mesto, v svojo prijavo vključite spremno pismo, sledite napotkom jezikovne spletovalke in delovno mesto je že skoraj vaše.