Pomembnosti uradnega dopisa se navadno zavemo šele takrat, ko ga moramo zaradi službenih ali poslovnih obveznosti znati pravilno sestaviti. Struktura uradnega dopisa v slovenščini ni natančno določena, zato se predvsem pri postavitvi njegovih osnovnih delov zgledujemo po nemškem ali ameriškem vzorcu. Na kaj moramo biti pozorni, ko pišemo uradni dopis, in kako lahko na naslovnika naredimo res dober vtis?

Kdaj moramo napisati uradni dopis?

Uradni dopis pišemo takrat, kadar razmerje med sporočevalcem in naslovnikom ni enakovredno (ustanove in podjetja pišejo svojim strankam ali posamezniki ustanovam in podjetjem).

Pred pisanjem uradnega dopisa je pomembno dvoje: poznavanje strukture dopisa in nabor informacij, ki jih bomo pozneje vključili.
Uradni dopis vsebuje pet pomembnejših kategorij: glava (podatki o naslovniku in pošiljatelju, kraj in datum), zadeva (besedilna vrsta), nagovor, jedro (vsebina dopisa) in zaključek (zaključni pozdrav in podpis). Po potrebi dodamo tudi priloge. V nadaljevanju so po posameznih kategorijah dopisa predstavljene pomembne smernice, ki jih moramo upoštevati, ko pišemo uradni dopis.

Kaj zapišemo v glavi dopisa?

V glavi dopisa navedemo: podatke o pošiljatelju, kraj in datum pisanja dopisa ter podatke o naslovniku. Podatke o pošiljatelju (ime in priimek ter naslov – če pišemo v lastnem imenu; ime in priimek, ime podjetja, sedež podjetja – če pišemo v imenu podjetja) zapišemo ob zgornjem levem robu. Kraj in datum zapišemo ob desnem robu. Podatke o naslovniku zapišemo ob levem robu (ime in priimek, ime podjetja, sedež podjetja). Vse tri sestavine glave uradnega dopisa med seboj ločimo s spuščeno (prazno) vrstico.

Kaj zapišemo v uvodu dopisa?

Uvodoma v dopisu navedemo zadevo, glavno temo, o kateri bomo pisali, in nagovor naslovnika. Zadeva mora biti jasno zapisana (ponudba, vračilo računa, zahvala, vabilo, prošnja). V uradnih dopisih naslovnika nagovorimo s Spoštovani, ki mu lahko dodamo naziv in/ali ime in priimek naslovnika.

Pri pisanju nagovora je nujno upoštevanje pravopisnih pravil: če nagovor zaključimo z vejico (Spoštovani,), naslednjo vrstico začnemo z malo začetnico, in če nagovor zaključimo s klicajem ali piko, naslednjo vrstico začnemo z veliko začetnico (Spoštovani!). Pri nagovoru moramo biti pozorni tudi na pravilno vikanje naslovnika, zato naslovnika in naslovnico vikamo s Spoštovani, razen če nagovoru dodamo naziv gospa (Spoštovana gospa Zinka Zorko!).

Kaj zapišemo v jedru dopisa?

Jedro dopisa strukturiramo na uvod, jedro in zaključek. Uvod mora biti kratek, jedrnat in mora neposredno nakazati namen dopisa. V jedru navedemo natančnejše podatke, namen pisanja podkrepimo z dodatnimi pojasnili. Če želimo na naslovnika narediti dodaten vtis, moramo biti pri pisanju posebej pozorni na pravopisna pravila, hkrati pa slediti načelu jedrnatosti, natančnosti in nedvoumnosti. Pomembnejše podatke lahko poudarimo z okrepljenim ali poševnim tiskom. V zaključku strnemo misli in pričakovanja, naslovnika lahko pozovemo k odgovoru.

Kako dopis zaključimo?

Uradni dopis zaključimo z zaključnim pozdravom in podpisom. Dopis lahko zaključimo z dvema oblikama pozdrava; Lep pozdrav ali Lepo Vas pozdravljam. Za zaključnim pozdravom Lep pozdrav ločil ne pišemo, medtem ko za zaključnim pozdravom Lepo Vas pozdravljam zaradi osebne glagolske oblike postavimo piko. Zaključni pozdrav stoji ob levem, medtem ko podpis pošiljatelja stoji ob desnem robu.

Podpis, kot del uradnega dopisa, sestoji iz dveh delov: zapisano ime in priimek ter lastnoročni podpis, ki je nujen, saj z njim jamčimo resničnost vseh zapisanih podatkov. Zaporedje tiskanega in lastnoročnega podpisa ni natančno določeno. Če dopisu dodamo priloge, te naštejemo z alinejnimi pomišljaji (−) v samostojnih vrsticah − dobro jih je omeniti že v jedru dopisa.

Zakaj je pisanje dopisov pomembno?

Poznavanje osnovnih smernic pri pisanju uradnega dopisa je del kulture pisnega izražanja, zato boste z doslednim upoštevanjem pravopisnih pravil ter oblike uradnega dopisa in bogatim, razvitim jezikom na naslovnika zagotovo naredili velik vtis. Čeprav se pri pisanju tovrstnih besedil načeloma izogibamo klišejskih in izumetničenih izrazov, lahko z lepo mislijo ali vljudnostno frazo v svetu poslovne komunikacije pustimo poseben pečat.