Kaj je zapisnik?

Zapisnik je uradni dokument, ki ga ob uradnem dogodku, sestanku, zborovanju ali seji sestavi zapisnikar. Vsebuje ključne informacije, sklepe, zadolžitve in dogovore vseh prisotnih. Namenjen je tistim, ki so se srečanja udeležili, in tistim, ki srečanju niso prisostvovali, vendar jih sklepi s srečanja posredno ali neposredno zadevajo. Oblika in vsebina zapisnika sta odvisni od pomembnosti srečanja, posamezne dodatne smernice za njegovo pisanje so navedene v pravilniku delovanja organizatorja srečanja (društvo, institucija, zavod …).

Kdo sestavi zapisnik?

Zapisnik sestavi zapisnikar, ki je lahko udeleženec srečanja ali uradna oseba, ki srečanje vodi – da, tudi vaš direktor. Zapisnika ne more pisati oseba, ki na srečanju ni bila prisotna. Najbolje je, da zaradi sklepov in zadolžitev, dogovorjenih na srečanju, čistopis zapisnika sestavi vodja. Tako se izognemo izmenjevanju dokumentov s potrebnimi dopolnitvami med vodjo sestanka in zapisnikarjem, možnost pritožb je manjša, zapisnik pa ima navsezadnje večjo težo.

Kdaj in kako sestavimo zapisnik?

Zapisnik (oz. vsaj njegov osnutek) nastaja že med srečanjem, čistopis se oblikuje in posreduje vsem prisotnim v osmih dneh od dneva srečanja. Ti imajo od prejema zapisnika osem dni časa, da se na zapisnik z ugovorom pritožijo. V nasprotnem primeru se zapisnik overi in shrani v arhiv organizatorja.

Zapisnik sestavimo tako, da uradna oseba glasno govori, kaj se zapiše v zapisnik srečanja – z vsebino zapisnika morajo biti seznanjeni vsi prisotni. Dovoljeno je, da se zapisnik narekuje v elektronski nosilec zvoka. V tem primeru uradna oseba pozove udeležence k izjavi, da se z vsebino in sklepi zapisnika strinjajo. Če srečanje poteka več dni zaporedoma, se zapisnik sestavi za vsak dan posebej.

Katere informacije vsebuje dober zapisnik?

Zapisnik zajema več sklopov:
− ime in sedež organizatorja srečanja;
− naslov dokumenta (ZAPISNIK);
− kraj, datum in ura srečanja;
− lista prisotnosti in odsotnosti – imena vseh udeležencev (ali njihovih zastopnikov in pooblaščencev). Če kateri izmed udeležencev na srečanju manjka, zapišemo vzrok;
− vsebino srečanja, ki zajema: dnevni red srečanja (navedemo ga že v vabilu na srečanje), obravnava posameznih točk dnevnega reda in njihov sklep;
− predviden datum naslednjega srečanja;
− podatek o tem, da so bili z vsebino zapisnika seznanjeni vsi udeleženci;
− ime in priimek vodje srečanja, zapisnikarja ter njun lastnoročni podpis. V primeru dveh podpisnikov v uradnih dokumentih na desno stran zapišemo po funkciji višjo osebo (vodja), na levo stran po funkciji nižjo osebo (zapisnikar). Čistopisu zapisnika je dodan tudi žig organizatorja srečanja.

Priloge k zapisniku

Priporočljivo je, da se zapisniku poleg liste prisotnih doda tudi zapis zadolžitev – tako bodo z zadolžitvami seznanjeni vsi udeleženci. Na vseh nadaljnjih srečanjih preverjamo, ali so bile zadolžitve uspešno opravljene. V zapisnik/-e dodamo tudi stanje zadolžitev; zaprte, odprte in nove. Če so bili za namen srečanja (npr. dokazovanje izjav) uporabljeni dokumenti in listine, se ti kot priloge dodajo k zapisniku.

Čeprav se pisanje zapisnikov pogosto označuje kot "tipkarsko delo", so ti pomemben del sestankov in srečanj. Z njihovo pomočjo lažje spremljamo napredek v podjetju, organizaciji, društvu … in hranimo sprotne dokaze o ugotovljenem stanju v podjetju ter sprejemanju pomembnih odločitev in zadolžitev.