Ko je naša kolegica svojo mamo opozorila, naj v svojih SMS-ih vendar začne uporabljati ločila, ker ni prepričana, ali prebrano razume pravilno, ji je mama odgovorila: ", . : ; ? ! Tu jih imaš pa si jih sama vstavi."

V SMS-ih, službenih ali zasebnih, napake največkrat pripišemo naravi medija. Odgovor pričakujemo v najkrajšem možnem času, tipkovnica je majhna, tako lahko hitro natipkamo kakšnega škrata. Drugače je s formalnimi e-sporočili, ki so v poklicnem svetu neizogibna. Sporočila morajo biti čim bolj razumljiva, pogosto kratka in jezikovno pravilna. Ne predstavljajo (le) tistega, ki piše, temveč celotno podjetje. Za vas smo pripravili nekaj nasvetov.

Spoštovani, pozdravljeni, vejica in klicaj

Ko smo pisali pretežno na papir, je bil nagovor Spoštovani pogosto prva izbira, vse pogosteje pa uporabljamo tudi nagovor Pozdravljeni. Oba primera sta pravilna. Če za nagovorom uporabite vejico (Spoštovani,/Pozdravljeni,), v naslednji vrstici nujno sledi mala začetnica.

Pravopis za uvodnim nagovorom dopušča tudi klicaj (Pozdravljeni! Spoštovani!), ki mu sledi poved z veliko začetnico. Če se odločite za klicaj, pazite, da ga v sporočilu ne uporabite prepogosto, saj bi naslovnik lahko dobil občutek, da vpijete, seveda pa je vse odvisno od narave sporočila in naslovnika. Podobno je z rabo več vprašajev in klicajev skupaj, ki lahko pri formalni komunikaciji učinkuje neprijetno (Ste dobili obvestilo?!!??).

Spoštovani (brez imena in priimka) je oblika, ki velja za oba spola, tako pri nagovoru ženske ne uporabimo oblike Spoštovana. Uporabimo jo, ko nagovoru sledita ime in priimek (Spoštovana gospa Maja Kovač), zapis imena pa naredi sporočilo bolj osebno.

Vikanje

Vabimo Vas, vabim Te, prejeli smo Vaše dokumente ... Če se odločite, da boste osebne (vas) in svojilne zaimke (vaš) kot izraz spoštovanja zapisali z veliko začetnico, se tega držite v celotnem sporočilu. Tako vikanje poudarite, sicer pa mala začetnica ne pomeni nič manjšega spoštovanja (Vabim vas na praznovanje ... Vabim te ... Sporočam vam, da ...).

Oblika

Pomembne podatke poudarite, če je mogoče, jih zapišite enega pod drugim (alinejno), saj bo bralec takoj našel ključne podatke. Pri elektronski komunikaciji smo navajeni brati "navzdol" oz. "skrolati". Velika razlika je med preglednim e-sporočilom, v katerem že na prvi pogled najdemo glavne podatke, in strnjeno zapisanim sporočilom, v katerem se bralec izgubi, zaradi česar lahko ostane kakšna informacija tudi izgubljena.

Alineje

Predvsem če elektronskemu sporočilu priložite daljši dopis, je zapis z alinejami pregleden. Če okvirni povedi za dvopičjem v alinejah (odstavkih) sledijo krajše povedi ali zgolj besede, jih zapišemo z malo začetnico, na koncu vsake enote postavimo vejico, za zadnjo pa piko.
Prosimo, pošljite nam:
- statistike,
- program,
- cenike.

Če v alinejah naštevamo bolj zapletene povedi, jih prav tako lahko zapišemo z malo začetnico, na koncu vsake enote zaradi večje preglednosti zapišemo podpičje, za zadnjo pa piko.

Pošiljamo vam:
- statistike, ki smo vam jih predstavili na sestanku;
- navodila za računalniški program, ki vas zanima, in opise novejših programov;
- cenike paketov, ki jih sicer že poznate, a so bili razširjeni.

Datum

Pogosto je v dopisih narobe zapisan datum, saj moramo med mesecem in dnevom narediti presledek (5. 4. 2019). Kraj zapišemo pred datumom, če pa mesec napišete z besedo, je pravilna le mala začetnica (Celje, 12. oktobra 2019).

Končni pozdrav

Pred končnim pozdravom pustimo prazno vrstico, pozdrav pa zapišemo brez vejice, ki se je v naša elektronska sporočila najverjetneje "pritipkala" iz angleščine. Elektronsko sporočilo navadno zaključimo: z lepimi pozdravi, lep pozdrav, s spoštovanjem.

Druga možnost je raba pike, če ima končni pozdrav obliko povedi (Želim vam veliko uspeha. Za odgovor se vam zahvaljujem in vas lepo pozdravljam.), predvsem v neformalni komunikaciji pa na koncu povedi pogosto uporabimo klicaj.

Za konec nekaj pogostih napak

Rad bi povdaril, da ... → Rad bi poudaril, da ...
Nadaljni predlogi ... → Nadaljnji predlogi ...
Zaželjeni so ... → Zaželeni so ...
manjko → manko ali bolje: pomanjkljivost
mankajoče priloge → manjkajoče priloge
Odločitev vam sporočimo tekom tedna. → Odločitev vam sporočimo v tem tednu/do konca tega tedna.
V kolikor ne boste potrdili ... → Če ne boste potrdili ...
Z ozirom na ... → Glede na ...
Prosimo za rezervacijo transferja kot sledi spodaj. → Prosimo za rezervacijo transferja, kot sledi spodaj.